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Paso
4- Registro
Escolar |
Figura 1-14: Botón del Paso 4
Habiendo entrado la información de los maestros y de la escuela, entonces procedemos a entrar la información de los estudiantes. En el menú escogemos la opción del paso 4, figura 1-14. La siguiente es una serie de pantallas incorporadas en una, Registro Escolar, figura 1-15.
Figura 1-15: Pantalla de Registro Escolar
Para lograr acceso a las otras pantallas se hace click en las secciones que simulan folders con los nombres de cada sección, figura 1-16, que se va a llenar.
Figura 1-16: Folders de las diferentes secciones
Mientras el usuario vaya llenando la información se va a ir dando cuenta que este procedimiento es el mismo que si estuviera llenando su libro de registro escolar, solamente que ahora es electrónicamente. Comenzamos con Información General, figura 1-15. El programa entra a esta pantalla automáticamente al escoger el paso 4, figura 1-14. Tenemos ahora los encasillados del nombre, dirección, teléfono, seguro social (el cual va a identificar al estudiante), sexo, fecha de nacimiento (recuerde entrar en el orden mes, día y año), lugar de nacimiento, y la edad. Esta última se puede calcular al hacer click en el botón de Calcular Edad, figura 1-17, localizado al lado derecho
Del encasillado de la edad. Automáticamente se escribe la edad.
Figura
1-17:Botón para calcular edad
También se entran los teléfonos, de la casa y alguno de emergencia que sea útil en caso de una. El usuario puede observar que mientras ha entrado la data, en la parte superior de la pantalla (de color azul) se refleja la misma en el espacio de la descripción, Figura 1-18. Los otros espacios se llenan en otra pantalla.. De esta forma identificamos quien es el estudiante más fácil y más rápido.
Figura 1-18: Área azul parte superior de la pantalla.
Ahora escogemos la sección de Recopilación Familiar. En esta pantalla, figura 1-19, entramos la información del núcleo familiar del estudiante. El nombre de los padres, con quién de ellos vive, sus ocupaciones y sus años de instrucción. Además del número de miembros de la familia, cuantos de ellos son hijos, cuantos son mayores que el estudiante y cuantos son menores que él.
También indicamos cuantos familiares trabajan. Para el Estado Socio-Económico, indicamos el ingreso anual de la familia y de acuerdo a ese ingreso deducimos si esta bajo el nivel de pobreza.
Figura
1-19: Recopilación
Familiar
Si el usuario no sabe como determinar el nivel de pobreza, el programa provee de una guía para completar el registro escolar que ayuda grandemente. El Departamento de Educación tiene unas claves para determinar el nivel de pobreza y muchas otras cosas que se explicarán luego en este manual. Todas esas claves han sido reflejadas en la guía. Para accesar hacemos click sobre la frase Guía para Completar Registro, localizada en la parte inferior izquierda de la pantalla. Esto automáticamente nos muestra dicha guía completa, según el Departamento de Educación, figura 1-21
Figura
1-21: Guía para Completar Registro
En el Estatuto Escolar llenamos la información del estudiante concerniente a la escuela. En esta pantalla, figura 1-22, entramos la fecha de admisión al plantel, si el estudiante es matriculado, rematriculado, trasladado o dado de baja. Los años en el grado y en la escuela, el tipo de transportación que recibe y si obtiene los servicios del comedor. Se indica también si recibe becas, algún impedimento que tenga el estudiante, si atiende al programa de capítulo uno en español, inglés o matemáticas, los promedios, anual y general y los créditos que tiene acumulados hasta el momento. Cuando entra el grado del estudiante, el salón hogar al que pertenece y su número de registro, se reflejan automáticamente en el área azul arriba en la pantalla.
Figura 1-22: Estatuto Escolar
Si el usuario quiere ver una lista de los estudiantes asignados al salón hogar, hace click sobre el botón de Lista de Salón Hogar, figura 1-23, y aparece una ventana con la lista de ese salón, figura 1-24.
Figura
1-23: Botón de Lista de Salón Hogar
Figura1-24:
L ista de Salón Hogar
Si
tiene algún problema con los códigos de algunos encasillados en la
pantalla anterior, recuerde que tiene disponible la guía para completar
el registro.
Ahora
le explicamos al usuario, como puede llevar la asistencia de su clase.
Haciendo click sobre la sección de Asistencia, tenemos acceso a la
pantalla con el mismo nombre, figura 1-25. La asistencia se registra
diariamente, al hacer click sobre la evaluación o período de clases que
esta en curso, figura 1-26. Los términos de las evaluaciones se explican
a continuación:
Evaluación 1 – Primeras 10 semanas de
clases del primer semestre.
Evaluación 2 – Restante del primer
semestre.
Evaluación 3 – Primeras 10 semanas de
clases del segundo semestre.
Evaluación 4 – Restante del segundo
semestre.
Figura
1-25:
Asistencia
Figura
1-26: Botones
de Evaluaciones
Es importante que el usuario seleccione el período de evaluación correcto ya que de no hacerlo así tendrá problemas al calcular las ausencias para los reportes ya sea de notas o de asistencias. Hay dos formas de registrar la asistencia de los estudiantes. La primera es con los botones de Tardanza y Ausencia, figura 1-27. El procedimiento es que mientras el maestro va llamando a los estudiantes (para cambiar de estudiante se hace click sobre los botones de
Figura 1-27
Botones de Tardanza y
Ausencia
Figura 1-28:
Botones
de búsqueda
Búsqueda, figura 1- 28) solamente hace click sobre el botón correspondiente. Esta acción automáticamente le asigna al estudiante la ausencia o la tardanza. Entonces el usuario procede a indicar el período del día en que sucedió la acción. Esto lo puede hacer, poniendo el cursor sobre la línea en que esta mostrada la asistencia y hacer click sobre la flecha del encasillado de tipo de asistencia, figura 1-29. Si el usuario se equivoca puede borrar la línea de asistencia cuando pone el cursor sobre el pequeño cuadro gris al lado izquierdo de la línea de la asistencia y oprime la tecla “Delete”.
Figura 1-29: Encasillado tipo de asistencia
El otro procedimiento es con una pantalla que muestra el grupo entero. Haciendo click sobre el botón de Asistencia Global, figura 1-30, el programa le muestra al usuario una pantalla con el listado del salón, figura 1-31. Ya ahí, se registra la asistencia total de cada estudiante en el período de la evaluación. Esta función es mayormente utilizada cuando se hace el cuadre de las notas, mientras tanto los maestros llevan contabilidad de la asistencia en el libro de registro. Para salir de esta pantalla se hace click sobre el botón de terminar localizado en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Figura
1-30:
Botón de Asistencia Global
Figura 1-31: Pantalla de Asistencia Global
Para terminar con la serie de pantallas de Registro, tenemos la más compleja de las secciones. Al hacer click sobre la sección de Notas, obtenemos la pantalla de Notas, figura 1-32. El procedimiento es parecido al de la asistencia en la forma en que se entra la información, por evaluaciones. Cuando escogemos la evaluación correspondiente, el programa nos muestra las clases que el estudiante esta tomando durante ese período, figura 1-33. Las clases se asignan con anticipación en una pantalla que más adelante este manual le explica al usuario con detalles. Ahora, hacemos un click con el mouse sobre la asignatura a la cual le vamos a registrar las notas.
Figura 1-32: Notas
Figura 1-33: Evaluación y clases en ella
Figura 1-34: Botón notas por grupo
Hay dos formas de entrar las notas en el sistema, por grupo e individualmente. La más conveniente es por grupo. Después de haber escogido la asignatura, hacemos click sobre el botón de notas por grupo, figura 1-34, localizado en la parte inferior derecha de la pantalla. El programa nos provee ahora con la pantalla de entrada de notas global, figura 1-35. Aquí aparece el listado de los estudiantes del salón que están cursando la clase. Se escoge el tipo de calificación, examen, prueba corta, proyecto, etc... y el título del mismo así como la fecha y el valor de dicha calificación.
Toda esta información se entra en los encasillados localizados en la parte superior de la pantalla, figura 1-36. se puede apreciar que el nombre del profesor, el curso y el salón hogar aparecen en esa área. Seguido escogemos el primer estudiante de la lista haciendo click sobre la primera nota de ese estudiante entramos la calificación que obtuvo y oprimimos la tecla de “Enter” para pasar al próximo estudiante. La nota de conducta también se puede asignar
Figura 1-35: Pantalla de Notas Global
Figura 1-36: Encasillados de Notas y puntuación
En esta pantalla. Para acreditarla solamente se hace click sobre el encasillado de la misma y se procede a entrar la nota. Cuando termine de entrar las notas oprime el botón de terminar, localizado en la esquina inferior izquierda y la información se graba automáticamente.
Se puede apreciar que ahora las notas se reflejan en la sección de notas de la pantalla de registro, figura 1-37. El usuario debe recordar que tiene que entrar las notas en la evaluación correspondiente ya que es esencial para los cálculos de las calificaciones.
Figura 1-37: Notas reflejadas en sección de de notas pantalla de registro
La entrada de notas individual se hace desde la misma sección. Tenemos escogido el estudiante al cual se le van a asignar las notas individualmente. De no ser así, se busca al estudiante con los botones de búsqueda, localizados en la esquina superior derecha. Entonces hacemos click sobre el encasillado de Tipo de nota (área azul, figura 1-38) y entramos la información de esa calificación. Al hacer click en el botón de grabar nota, figura 1-38 extrema derecha, esta información se refleja, como la que se entró globalmente, en la sección de notas, figura 1-37.
Figura
1-38:
Área azul y botón para grabar notas
Figura
1-39:
Botón y pantalla de observaciones
Figura 1-40
Botón de calcular
Después de terminado el proceso de entrada de notas, procedemos a calcular las mismas, para los reportes correspondientes, haciendo click sobre el botón de calcular, figure 1-40. El mismo acciona un proceso que hace todos los cálculos pertinentes a notas, promedios y estadísticos. Para ver la tabla de promedios del estudiante, nos desplazamos hasta el área de promedios en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Hacemos un click sobre el botón de promedios y automáticamente el programa nos muestra los promedios del estudiante, figura 1-41. hay que recordar que primero hay que calcular las notas.
Figura
1-41:
Tabla de promedios
Con esto terminamos la entrada de notas y de la información de estudiantes. Más adelante, este manual le explica al usuario como asignar las clases a los estudiantes.
Como pudimos notar en casi todas las secciones de la pantalla de notas, en la parte inferior central se encuentra un encasillado para distintos reportes. Todos estos reportes se obtienen de la misma forma, haciendo click en la flecha al lado derecho del encasillado y escogiendo el reporte deseado. Al hacer click sobre el botón de “preview”, el programa genera el reporte en la pantalla y para imprimirlo, hacemos click sobre el botón de imprimir, ambos botones ilustrados en la figura 1-42.
Figura
1-42:
Botones “preview” e imprimir
Los reportes de las diferentes pantallas se desglosan a continuación:
Informes Generales
-
Listado de estudiantes del Salón Hogar
-
Hoja de referencia (Matrícula)
Informes de Asistencia
-
Informe de Asistencia
-
Resumen de Asistencia del Grupo
Informes de Notas
-
Informe de clases
-
Gráfica de progreso en clase
-
Resumen de notas por Examinación
-
Resumen de notas por Clasificación
-
Resumen de promedios
-
Informe de notas (individual)
-
Informe de notas (grupo)
Para estos últimos tres reportes hay que calcular primero.
A manera de ejemplo le mostramos uno de los reportes, en este caso el listado de los estudiantes del salón, figura 1-43. Para poder regresar a la pantalla de Registro, en cualquiera de los “preview” se hace click sobre la X en la esquina inferior izquierda de la pantalla, figura 1-44.
Figura 1-43: Reporte en pantalla
Figura 1-44:
Botones de
Minimizar,
Maximizar y
Cerrar.
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